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Protocolo de actuación para la reunión en la empresa

A un elevado porcentaje de las empresas que contratan con Pyrsel Consultores un proceso de Desarrollo Organizacional  se les detectan en la fase de diagnóstico, serios problemas de comunicación. Entre las principales causas, la falta de protocolos formales que garanticen la fiabilidad de la información así como la inexistencia de reuniones entre los miembros que conforman el equipo.

Desde nuestra área de Consultoría estamos plenamente convencidos de la importancia que tiene la celebración de reuniones de forma periódica para el funcionamiento de la empresa y el rendimiento de sus empleados, aunque  siempre la persona encargada de llevarlas a cabo debe pararse previamente a planificarlas y seguir una serie de pautas claves para que sean lo más productivas posible. Una reunión mal guiada puede llegar a ser más contraproducente que si directamente no la celebráramos.

 

A continuación realizamos una serie de recomendaciones básicas:

  • Aconsejamos establecer reuniones
  • Lo ideal es que las reuniones sean semanales preferiblemente a principios de semana.
  • La duración máxima será de una hora.
  • Una de las figuras asistentes se encargará de hacer un registro de todos los puntos tratados y las conclusiones a las que se hayan llegado y pasarlo posteriormente por escrito al resto de los compañeros.

 

La persona encargada de realizar la reunión debe:

  • Prepararlas de manera anticipada, macar los objetivos concretos que se van a perseguir y los temas de relevancia que se van a tratar (posibles problemas de la empresa, falta de organización, situación con un cliente…). Nunca debemos improvisar en una reunión.
  • Igualmente habrá que recopilar todo lo visto en reuniones anteriores y hacer una supervisión del cumplimiento de las conclusiones.
  • No se permitirá ninguna interrupción. Lo que hacemos es importante, cualquier distracción será una falta de respeto hacia nosotros mismos.
  • Los últimos minutos se utilizarán para realizar las conclusiones.
  • La dirección debe seleccionar estratégicamente la información que va a facilitar a los empleados en la reunión.
  • Terminar agradeciendo la colaboración de todos los participantes.

 

Varios estudios demuestran que la profesionalización de las reuniones de trabajo es un paso esencial hacia el éxito de la empresa. La reunión es el motor hacia el entendimiento, la coordinación y el trabajo en equipo.

Si quieres seguir profundizando en este tema y que analicemos la productividad de las reuniones celebradas en tu empres, contacta con nosotros.